INTRODUCCIÓN
En el presente artículo analizamos el papel de la tecnología en el desempeño
del gerente de proyecto y del proyecto en sí mismo, identificando las tecnologías
que recientemente han tenido un mayor impacto y las categorías de aplicativos
comerciales desarrollado para soportar diversas áreas de la gerencia de
proyectos.
EL ROL DE LA TECNOLOGÍA EN
EL MODELO DE DESEMPEÑO DEL GERENTE DE PROYECTOS
En estudio realizado por el PMI (Anantatmula, 2008) sobre el papel de la tecnología en el desempeño
del gerente de proyectos, se encontró que el rol principal del gerente de
proyectos es la gestión del equipo de proyecto y la mejora del desempeño del proyecto.
Para lo cual el liderazgo y la capacidad
de gestión son importantes.
El artículo
analiza el papel de la tecnología en aspectos como: comunicación, toma de decisiones,
y colaboración en equipos de trabajo en los procesos de gestión y control de
proyectos.
Los proyectos generalmente tratan con grandes cantidades de datos e información. El director del proyecto debe enfocarse en la relevancia y aplicabilidad de tales datos e información y las formas de captar el conocimiento tácito de todas las partes interesadas.
Además de capturar y almacenar información con fácil acceso, la tecnología puede utilizarse para desarrollar e implementar procesos de gestión de proyectos y sistemas de monitoreo de desempeño. Ademas puede ayudar eficiente y eficazmente a los grupos de interés a cumplir cinco funciones de gestión de proyectos:
Además de capturar y almacenar información con fácil acceso, la tecnología puede utilizarse para desarrollar e implementar procesos de gestión de proyectos y sistemas de monitoreo de desempeño. Ademas puede ayudar eficiente y eficazmente a los grupos de interés a cumplir cinco funciones de gestión de proyectos:
· Documentar las funciones definidas del proyecto e
implementar procesos relacionados;
· Establecer procesos formales y consistentes;
· Comunicar las expectativas de los procesos y roles;
· Comunicar abiertamente entre todos los miembros del
equipo del proyecto, incluidos los equipos virtuales; y
· Supervisar y administrar los resultados del proyecto.
Específicamente, la
tecnología juega un papel importante ayudando al director del proyecto a
desarrollar y formalizar los procesos del proyecto y establecer canales de
comunicación abierta.
Los gerentes de
proyectos, usando las herramientas tecnológicas, se dedican a dar y buscar
información. Estos esfuerzos de comunicación a menudo llevan a mejorar la
colaboración, establecer la confianza y tomar mejores decisiones. Recientes
resultados de investigación han demostrado que la capacidad de tomar decisiones
y dar / buscar información son los comportamientos de liderazgo más importantes
para un director de proyecto, los cuales requieren soporte de tecnología.
En esencia, la
tecnología puede ayudar a los directores de proyectos a mejorar los procesos de
proyectos que utilizan para gestionar la complejidad del proyecto, la
integración de proyectos y la utilización de los recursos. Más allá de estos
procesos, la tecnología puede ayudar a los directores de proyectos a promover
la comunicación abierta, el aprendizaje, la transferencia de conocimiento y la
productividad.
El estudio del PMI
mostró que la definición de los procesos y roles del proyecto es el primer y
más importante paso para gestionar y dirigir los proyectos con éxito. Este
sienta las bases para comunicar las expectativas, emplear procesos consistentes
y crear claridad.
El esfuerzo de
investigación también identificó acciones de gestión que son prerrequisitos
para definir y monitorear los resultados del proyecto. Si bien la tecnología
promueve el intercambio de conocimientos, el desarrollo de equipos, la
eficiencia y la eficacia, los factores motivadores que pueden conducir al
intercambio de conocimientos, desarrollo de equipos e innovación dependen del
papel de liderazgo del proyecto en el establecimiento de confianza y
comunicaciones abiertas.
Según (Barbero, 2016)
los gerentes de proyecto necesitan aplicativos livianos y agiles que les
ayuden al trabajo diario de la gestión de proyectos y a menudo estos buscan
recursos adicionales a los que su organización les ofrece. En paralelo las
empresas exigen una mayor capacidad de colaboración en los proyectos para poder
adelantar proyectos más complejos, y mejorar la analítica del portafolio para
gestionar mejor el portafolio de riesgos pero no pueden encontrar herramientas
con todas las funcionalidades que satisfagan sus necesidades.
Los
analistas concluyen que el mercado de software para la oficina de gerencia de
proyectos (GP) está en su fase de
inicio, por lo que se sugiere a los practicantes de GP usar las herramientas
que consideren más adecuadas de acuerdo a las particularidades de cada proyecto
y evitar la estandarización por el momento.
TECNOLOGÍAS RECIENTES QUE MÁS
HAN IMPACTADO LA GERENCIA DE PROYECTOS
El PMI recientemente pregunto a los Project Managers (Solutions,
2016): ¿Que tecnologías han tenido el mayor impacto en sus proyectos?
Con lo cual se identificaron las siguientes categorías:
· Conectividad sin Barreras.
La evolución del cloud computing, las aplicaciones móviles y las redes
sociales está cambiando la forma en que los equipos interactúan e intercambian
información. Estas herramientas ayudan a comunicarse durante todo el día, ya
que se puede responder a una pregunta o compartir un documento en cualquier
momento y en cualquier lugar.
· Flujo de trabajo ininterrumpido.
Integración de software de gestión de proyectos es la tendencia
tecnológica más importante que impacta el futuro para los gerentes de
proyectos. Estos entornos ubicuos están haciendo la gestión de flujo de trabajo
transparente posible. Por ejemplo, Workfront, un software de gestión de
trabajos en línea, ya se integra con productos de gestión de proyectos
populares como Microsoft SharePoint y Outlook, Atlera JIRA y ProofHQ. Cuando
todo habla el mismo idioma y sucede en tiempo real, se tiene un cambio de juego
en cómo los equipos colaboran.
· Vulnerabilidad de la nube.
La computación en nube y las implicaciones de seguridad asociadas con
ella alterarán la forma en que se gestionan los proyectos de TI. Con datos en
la nube, siempre habrá vulnerabilidades. A medida que se producen más y más brechas
de seguridad, los propietarios de datos desearán un control más directo sobre
los datos de los que tienen actualmente. La protección física real de los datos
recae ahora casi exclusivamente sobre los hombros de las empresas que almacenan
los datos, mientras que la responsabilidad legal de su protección recae en la
organización "propietaria". Es probable que veamos más avances en la
seguridad de datos remotos.
· Varias herramientas para diferentes grupos de interés.
Los directores de proyectos deben tener cuidado al identificar el canal
adecuado para comunicarse con cada grupo de interés. Para permitir a las
personas interactuar de manera que se sientan más cómodos, se debe utilizar una
variedad de herramientas como mensajes instantáneos, llamadas telefónicas,
conferencias web, foros en línea, wikis y herramientas de pizarra y
colaboración de documentos. Siempre tenga en cuenta qué herramientas han sido
aprobadas por las organizaciones de las partes interesadas antes de elegir una
para apoyar un proyecto.
También
recuerde que la participación de las partes interesadas en herramientas
colaborativas específicas variará dependiendo de la utilidad de cada
herramienta. Cualesquiera que sean las grandes tendencias tecnológicas del
momento, la capacidad de un gerente de proyecto para vender los beneficios de
las herramientas apropiadas de comunicación y TI tiene una relación directa con
el resultado del proyecto.
· Unir Equipos Virtuales
El uso de Internet para comunicarse entre equipos virtuales de todo el
mundo es cada vez más parte del futuro tecnológico de las organizaciones. Muchos
equipos globales comprenden miembros de varios países que hablan diferentes
idiomas y que trabajan en diferentes entornos culturales.
Son
indispensables herramientas para comunicarse y compartir información en tiempo
real como Skype o Webex.
CATEGORÍAS SOFTWARE PARA
LA GERENCIA DE PROYECTOS
El mercado de software para la gerencia de proyectos en muchos casos se
ha especializado para soportar diversos procesos de la GP o industrias específicas.
La siguiente es una categorización realizada por (FinancesOnline.com,
2017) de los diferentes tipos de
software disponibles en el mercado:
· Software de Gestión de Proyectos:
Software de gestión de proyectos se refiere a las aplicaciones que
fueron diseñadas para facilitar la entrega del proyecto y hacerlo más
eficiente. Utilizando un sistema de gestión de proyectos, puede establecer
metas y plazos más realistas, atar y automatizar tareas interdependientes y
mantener a todos los miembros de su equipo centrados en sus entregas. Software
de gestión de proyectos por lo general ofrece ayudas visuales, tales como
gráficos de Gantt y herramientas de seguimiento de tiempo y recursos.
· Software de gestión de proyectos ágiles:
El software de gestión de proyectos ágiles permite a los directores de
proyectos alcanzar importantes hitos y proporciona a los ejecutivos un estado
de proyecto rápido y preciso. Ofrece mayor visibilidad y retroalimentación
continua, lo que ayuda a los PMOs ágiles a reaccionar rápidamente ante el
cambio y los obstáculos en el proceso de desarrollo del proyecto.
· Software de gestión de proyectos empresariales:
El software de gestión de proyectos empresariales ofrece a las empresas
las características que necesitan para gestionar de forma competente proyectos
a nivel de empresa. El sistema le permite ver los proyectos desde un punto de
vista estratégico y ayuda a los gerentes a priorizar los proyectos y a asignar
los recursos adecuadamente.
· Software de automatización de servicios profesionales
(PSA):
El software de automatización de servicios profesionales (PSA) permite a
las empresas gestionar proyectos complejos de forma eficaz y completarlos a
tiempo. Este sistema ofrece características para ayudarle a crear hitos
sensibles y fechas de vencimiento para los proyectos ajustados a los datos que
tiene para asegurarse de que no hay complicaciones.
· Software de gestión de portafolio de proyectos
(PPM):
La gestión de portafolio de proyectos (PPM) ayuda a los gestores de
proyectos a analizar el retorno potencial de un proyecto. Asiste a los gestores
de cartera de proyectos para proporcionar pronóstico y análisis de negocios
para las empresas que buscan invertir en nuevos proyectos.
· Software de gestión de tareas:
El software de gestión de tareas ayuda con el proceso de gestión de una
tarea a través de su ciclo de vida. Ayuda en las tareas de planificación,
pruebas, seguimiento e informes.
· Software de seguimiento de tiempo:
El software de seguimiento de tiempo permite a los usuarios registrar el
tiempo dedicado a las tareas. Este sistema se utiliza en muchas industrias,
incluyendo los trabajadores por hora y también los profesionales que facturar a
sus clientes por hora, como contadores, autónomos y abogados.
· Software Visual de Gestión de Proyectos:
Este software ayuda a gestionar sus proyectos como flujos de trabajo
visuales en línea. La solución proporciona una serie de ventajas a través de la
disciplina, especialmente a medida que la demanda crece para la planificación
basada en datos y análisis en tiempo real.
CONCLUSIÓN
Dada la creciente complejidad de los proyectos, y la necesidad de
implementarlos con equipos dispersos geográficamente, la tecnología juega un
papel muy relevante para ayudar a los gerentes
de proyectos a mejorar los procesos que utilizan para gestionar la complejidad
del proyecto, la integración y la utilización de los recursos. La industria del software para la gerencia de
proyectos (GP) está en crecimiento y en una etapa de inicio, por lo que no se
puede hablar aun de una plataforma que integre todas las herramientas
requeridas para la GP, en su lugar encontramos un fragmentación y especialización
de muchos aplicativos. EL gerente de proyecto debe analizar sus necesidades
particulares y tratar de integrar a su portafolio las herramientas que
considere de mayor utilidad.
Referencias
Anantatmula, V. S.
(2008, Marzo). The Role of Technology
in the Project Manager Performance Model. Retrieved from PMI | Project Management Institute:
https://www.pmi.org/learning/library/technology-project-manager-performance-model-5586
Barbero, M. C. (2016, May 13). Next generation
project management software. Retrieved from PMI | Project Management
Institute:
https://www.pmi.org/learning/library/next-gen-project-management-software-10166
FinancesOnline.com. (2017, Aug 21). Best Project
Management Software Reviews & Comparisons | 2017 List of Expert's Choices.
Retrieved from Best Project Management Software Reviews & Comparisons |
2017 List of Expert's Choices:
https://project-management-software.financesonline.com/
Solutions, N. L. (2016, Dec 2). 6 Technologies that
Greatly Impact Project Management. Retrieved from NH Learning Solutions
Blog:
http://blog.nhlearningsolutions.com/blog/tabid/145/artmid/16483/articleid/1726/6-technologies-that-greatly-impact-project-management
Las herramientas para la gestión de proyectos son muy utiles para el exito de los proyectos porque permiten aumentar la eficiencia, desde mi experiencia, he comprobado que cuando los proyectos se gestionan sólo mediante correos y reuniones se pierden muchas oportunidades de mejora y de actuar oportunamente. Estas herramientas, además facilitan la comunicación entre los grupos de trabajo, la asignación y seguimiento de tareas en tiempo real.
ResponderBorrarSin embargo para tener exito en el uso de herramientas, es necesario el compromiso de los participantes del proyecto en el uso de la herramienta. Pero, este compromiso también debe estar retroalimentado con las experiencias que se tienen en el uso, porque algunas veces se pierde el foco, y se adaptan los proyectos a los udos de las herramientas, cuando en relidad las herramientas deben ser un medio para el éxito.
Hablando desde el punto de vista que plantea Lewis de la necesidad del compromiso de los participantes del proyecto, desde los distintos equipos que pueden intervenir en el desarrollo incluso altos directivos que es donde en ocasiones se presentan cohesiones por parte de ellos.
Borrardesde la experiencia, aunque corta, puedo establecer que la resistencia al cambio de muchos dirigentes es un factor culturalmente Organizacional influyente en el planteamiento y correcta ejecución de los distintos proyectos con enfoque tecnológico. Las personas deben ser las indicadas y tener todo el apoyo.