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Metodologías más usadas para la Gestión de Proyectos Éxitosos

Introducción

 

Si bien es cierto que existen muchas formas de abordar un proyecto, seguir un norte marcado por un estilo o metodología de trabajo, podrá arrojar en cualquier momento información fundamental para la toma de decisiones acerca del rumbo que deberán tomar el desarrollo de las actividades siguientes que nos lleven a realizar un proyecto de forma exitosa. Pero, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de proyectos exitosos?,  pues bien, no es solo realizarlo, sino lograrlos cumpliendo principios de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos trazados y con esto agregar valor a los procesos, productos o servicios de la organización que puedan representar una ventaja competitiva en el mercado.

Algunas Herramientas

A la hora de desarrollar un proyecto entonces encontraremos también herramientas que nos permitirán administrar las actividades, recursos y el tiempo para el proyecto, ejemplos de estas herramientas son el Diagrama de Gantt, Pert/CPM y el Método de la Cadena Crítica. Cada una de ellas cuenta con sus ventajas y desventajas, pero todas ofrecen una gran ayuda a la hora de planificar y administrar recursos y también en lo referente a controlar la evolución del proyecto.

 Hablemos de Metodologías de Gestión de Proyectos Tecnológicos

La búsqueda constante de ventajas competitivas en el mundo empresarial  lleva a las organizaciones a considerar explorar, crear e innovar permanente en productos y servicios, para esto es necesario una alineación de sus objetivos empresariales con las metodologias con las que desarrollan estas iniciativas, por supuesto siempre deberiamos verificar aspectos como el tipo de negocio de la  organización; las personas que la componen y el contexto en el que se desarrolla.  Entonces surgen preguntas como ¿ cuál es la mejor metodología para llevar a cabo estos proyectos?¿se ajusta a las necesidades del negocio?

Para la gestion de proyectos tecnológicos entonces metodologias orientadas a TI, bajo esta categoría encontramos diferentes metodologias de desarrollo de proyectos de como las Predictivas o Tradicionales, y  las Agiles, tambien encontramos diferentes recopilaciones de buenas prácticas y estandares para su desarrollo como PMI, IPMA, ITIL y  normas ISO: 9001, 27000.

Estos son ejemplos de algunas de las metodologías más usadas actualmente (Figura 1. Metodologías más usadas)

Figura. 1. Metodologías más usadas

Fuente:Elaboración propia.

A continuación describiremos algunas de las más representativas de cada enfoque:

PMBOK

El Project Management Institute (PMI) es una organización que intenta establecer un orden y unos criterios estándares para la gestión de proyectos. Con esa finalidad, PMI mantiene el libro Project Management Book of Knowledge (PMBOK) donde se establecen todo un conjunto de herramientas y buenas prácticas que todo jefe de proyecto debe conocer y aplicar.
Antes de empezar en materia es necesario establecer la definición y las características de un proyecto según el PMBOK:

• Un proyecto intenta dar solución a un problema (cubrir una necesidad).
• Es temporal
• Es único en el tiempo y no repetible bajo las mismas circunstancias
• Conlleva incertidumbre
• Consume recursos: Tiempo, dinero, materiales y trabajo.

Los proyectos disponen de su propio ciclo de vida, el cual se divide en las siguientes fases:

• Inicio: Se identifica la necesidad y se cuestiona si es posible llevar a cabo el proyecto.
• Planificación:
  • Se desarrolla una solución en un mayor detalle.
  • Definición de tareas, calendario.
  • Estimación de costes en tiempo y dinero.
  • Se vuelve a plantear si es factible el proyecto.
• Ejecución: Monitorización y ajustes a la planificación.
• Cierre: Se comprueba si el proyecto satisface la necesidad a cubrir

 En la versión 5de PMBOK, se describe la gestión de proyectos a través de la integración de 10 grandes areas de conocimiento en las que se desarrollan 47 procesos.

Fuente: https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/flujoprocesospmbok5-140404221650-phpapp02-thumbnail-4.jpg?cb=1396649856

PRINCE2

PRINCE2 (“PRojects IN Controlled Environments”) es una metodología de gestión de proyectos desarrollada por el Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) del gobierno de Reino Unido, va más allá del tipo de proyecto, pudiendo aplicarse en proyectos de toda índole.

Esta metodología se apoya en 7 Principios:

1. Justificación comercial continua La justificación ha sido identificada, validada y aprobada para toda la vida del proyecto.
2. Aprender de la experiencia :Se recogen las experiencias de la ejecución del proyecto, así como las lecciones aprendidas.
3. Roles y Responsabilidades definido Los intereses de los usuarios del proyecto, los proveedores y el responsable del área de negocio están representados en la toma de decisiones.
4. Gestión por Fases: Se  planifica, se supervisa y se controla fase a fase.
5. Gestión por excepción Es decir, delegar la autoridad suficiente de un nivel de gestión al siguiente, dándole autonomía según unas tolerancias pautadas (de tiempo, coste, calidad, alcance, beneficio y/o riesgo) de manera que, de sobrepasar la tolerancia, se consulte al nivel superior como actuar.
6. Orientación a producto  Centra la atención en la definición y entrega de productos, es decir, un proyecto no son un conjunto de tareas a realizar, sino que entrega productos (que se elaboran tras la ejecución de las tareas que sean necesarias).
7. Adaptación los controles a aplicar se basen en el tamaño, complejidad, importancia, capacidad y nivel de riesgo del proyecto. 

Fuente:http://blogs.salleurl.edu/project-management/files/2010/10/Procesos_PRINCE2.jpg

SCRUM

Scrum es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos.

En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello, Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales.

En Scrum un proyecto se ejecuta en bloques temporales cortos y fijos (iteraciones que normalmente son de 2 semanas, aunque en algunos equipos son de 3 y hasta 4 semanas, límite máximo de feedback y reflexión). Cada iteración tiene que proporcionar un resultado completo, un incremento de producto final que sea susceptible de ser entregado con el mínimo esfuerzo al cliente cuando lo solicite.

Fuente:

XP

Extreme Programming (XP), es la metodología ágil más radical y popular. XP se centra en el ciclo de vida del desarrollo de software.

Fuente:https://modulopoo.files.wordpress.com/2013/11/practicas-xp.jpg

Para que todo esto funcione, la programación extrema se basa en doce "prácticas básicas" que deben seguirse al pie de la letra, asi:
 

1.       Equipo completo: Forman parte del equipo todas las personas que tienen algo que ver con el proyecto, incluido el cliente y el responsable del proyecto.

2.       Planificación: Se hacen las historias de usuario y se planifica en qué orden se van a hacer y las mini-versiones. La planificación se revisa continuamente.

3.       Test del cliente: El cliente, con la ayuda de los desarrolladores, propone sus propias pruebas para validar las mini-versiones.

4.       Versiones pequeñas: Las mini-versiones deben ser lo suficientemente pequeñas como para poder hacer una cada pocas semanas. Deben ser versiones que ofrezcan algo útil al usuario final y no trozos de código que no pueda ver funcionando.

5.       Diseño simple: Hacer siempre lo mínimo imprescindible de la forma más sencilla posible. Mantener siempre sencillo el código.

6.       Pareja de programadores: Los programadores trabajan por parejas (dos delante del mismo ordenador) y se intercambian las parejas con frecuencia (un cambio diario).

7.       Desarrollo guiado por las pruebas automáticas: Se deben realizar programas de prueba automática y deben ejecutarse con mucha frecuencia. Cuantas más pruebas se hagan, mejor.

8.       Integración continua: Deben tenerse siempre un ejecutable del proyecto que funcione y en cuanto se tenga una nueva pequeña funcionalidad, debe recompilarse y probarse.

9.       El código es de todos: Cualquiera puede y debe tocar y conocer cualquier parte del código. Para eso se hacen las pruebas automáticas.

10.   Normas de codificación: Debe haber un estilo común de codificación (no importa cual), de forma que parezca que ha sido realizado por una única persona.

11.   Metáforas: Hay que buscar unas frases o nombres que definan cómo funcionan las distintas partes del programa, de forma que sólo con los nombres se pueda uno hacer una idea de qué es lo que hace cada parte del programa.

12.   Ritmo sostenible: Se debe trabajar a un ritmo que se pueda mantener indefinidamente.

Fuente:https://codigoecafeina.files.wordpress.com/2014/11/1-naozvdbcbvfppixeaw1zjg.jpeg

LEAN

Traemos a consideración un tercer enfoque, el enfoque LEAN, una propuesta planteada desde las industrias manufactureras cuya finalidad es la eficiencia de costos y aumento de la productividad, disminución de "desperdicios".

Los japoneses identificaron siete tipos de desperdicio, los cuales se listan a continuación:

• Sobreproducción: producir algo que nuestros clientes no han solicitado, en detrimento de aquellos productos que sí han sido demandados por esos mismos clientes. 
•  Espera: como resultado de usar lotes demasiado grandes, someter a los miembros de ese lote a unos tiempos de espera largos antes de poder pasar al próximo proceso. 
• Procesamiento excesivo: incorporar acciones que no son valoradas por nuestros clientes, en detrimento de innovaciones que sí serían apreciados por los mismos. 
•  Inventario en exceso: contar con inventarios excesivamente grandes lo cual puede conllevar a costos de tenencia y manejo de inventario en detrimento de la competitividad. 
• Desplazamientos innecesarios de personal: movimientos de nuestro personal que no agregan valor a nuestros productos. 
• Desplazamientos innecesarios de mercancías: movimientos de nuestras materias primas o de nuestro inventario en proceso que no agregan valor a nuestros productos. 
• Reprocesamiento de piezas defectuosas: tiempo y recursos utilizados en reprocesar piezas que hayan sido detectadas como defectuosas.
  

Lean ayuda a las empresas a conseguir productos de calidad y en un menor plazo de tiempo, a la vez que se asegura la alineación con las exigencias de los clientes.

Las claves de la gestión de proyectos lean aplicado al desarrollo de software son:

• Buscar la comprensión del cliente. 
• Centrarse en maximizar el valor ofrecido. 
• Cambiar el enfoque de la gestión, huyendo de lo vertical para abrazar la horizontalidad, creando flujos de valor. 
• Optimizar las tecnologías, activos y procesos orientándolos al cliente. 
• Eliminar todo lo que no está agregando valor al proceso de desarrollo del producto o servicio. 
•  Evitarreunionesinnecesarias, tareas superfluas y documentación prescindible. 
• Frenar cualquier iniciativa de construcción de elementos que no son necesarios.

Fuente:https://i.pinimg.com/736x/a8/81/4b/a8814bd2d94bbd8f6c9b7824ff1382d7--lean-enterprise-lean-manufacturing.jpg

Conclusiones

Son muchos las metodologias y herramientas para la gestión de proyectos y "casarse" con una sola puede ser lo ideal, pero hasta eso lo debemos preveer, estas metodologias no son únicas, no todas tienen la respuesta correcta ni la formula mágica para que nuestros proyectos sean éxitosos, pero lo que si debemos tener en cuenta es que conociéndolas a fondo, analizando sus elementos, aplicaciones, ventajas y desventajas podemos sacar lo mejor de cada una de ellas y llegar la tan anhelada eficiencia en actividades, logro de objetivos y creación de valor en las organizaciones, es decir alcanzar el éxito en nuestros proyectos. 

Hoy en dia podemos ver la combinación, y complementación de estos enfoques y metodologias, como es el caso de hibridos como Prince2 Agiles, o los enfoques de PMI y IPMA, Lean Agile, entre otros necesarios para llevar a cabo proyectos especiales.

¿Y tu con cual te quedarias?

Referencias

Blanco-Cuaresma, S. (07 de Junio de 2008). Metodologías ágiles de gestión de proyectos (Scrum, DSDM, Extreme Programming – XP…). Recuperado de Marble Station: https://www.marblestation.com/?p=661

Delgado, J. (27 de Junio de 2016). It Plataform. Recuperado de Ventajas e inconvenientes de metodologías Ágil y Predictiva: http://www.itmplatform.com/es/blog/ventajas-e-inconvenientes-de-metodologias-agil-y-predictiva/

Flores, E. (2017). Programación Extrema XP . Recuperado de http://ingenieriadesoftware.mex.tl/52753_xp---extreme-programing.html

JMMERLO. (31 de 01 de 2013). Gestión De Proyectos ¿Ágil O Predictiva?. Recuperado de Be Klan - Haciendo comunidad: https://be-klan.com/2013/01/31/gestion-de-proyectos-agil-o-predictiva/

Metodología lean o cómo hacer nuestros proyectos más eficientes. (14 de 05 de 2015). Recuperado de Good Rebels: https://www.goodrebels.com/es/metodologia-lean-o-como-hacer-nuestros-proyectos-mas-eficiente/

OBS Schools. (s.f.). Recuperado de El éxito de los proyectos tecnológicos, una cuestión de gestión: http://www.obs-edu.com/es/blog-project-management/actualidad-project-management/el-exito-de-los-proyectos-tecnologicos-una-cuestion-de-gestion