Metodología PMI

En los siguientes artículos se pretende destcar aspectos de la metodología PMI  de proyectos que resultan bastante importante analizar en las fases de inicio y planeación:

El arte de constituir un proyecto

Aunque parece de sentido común, en la gestión de proyectos se debe pasar por una etapa de constitución, sin embargo, no siempre es así, ya que por la urgencia o cultura organizacional, algunas veces se inicia el proyecto directamente con el desarrollo de la solución, sin definirse claramente aspectos como los supuestos, hitos, responsabilidades del gerentes, los criterios de éxito y riesgos. Esto conlleva a que el proyecto nazca sin una guía, y sin un reconocimiento por parte de las directivas y participantes del proyecto.

La constitución de un proyecto encierra beneficios clave para el éxito del mismo, como lo son la definición clara del inicio, y límites del proyecto, con lo que se busca el apoyo y compromiso con las altas directivas de las organizaciones en donde se desarrolla el proyecto, aspecto esencial porque los objetivos del proyecto deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización (Stoner, 2016) . Por tanto dentro del documento de constitución es clave definir correctamente el enunciado del trabajo del proyecto (SOW) con la descripción de los productos, servicios o resultados esperados; cuando el proyecto se desarrolla internamente en la organización, el enunciado proporciona claridad sobre las necesidades de la empresa o los requisitos del producto o servicio final, y su alineación con el plan estratégico. En la constitución, también se debe incluir el caso de negocio, mediante el cual se proporciona la información necesaria desde el punto de vista del negocio para definir la viabilidad del proyecto en términos de inversión, esta parte es fundamental porque es insumo para la toma de decisiones por parte de la dirección. Para dejar claro los límites o marco de trabajo, en la constitución del proyecto también se fijan los acuerdos o niveles de servicio. Con el objeto de dar contexto al desarrollo del proyecto, en esta actividad también se incluyen los factores ambientales y activos de los procesos de la organización, para describir los estadares del gobierno relacionados con el negocio, la estructura y cultura organizacional, las condiciones del mercado, los procesos y políticas internas, y lecciones aprendidas de anteriores proyectos.

Para el desarrollo de la constitución de un proyecto es muy importante contar con el criterio de expertos en el área donde se desarrolla el proyecto, esta experiencia puede provenir de otras unidades dentro de la organización, consultores, clientes o interesados, profesionales, expertos en proyectos, y grupos industriales. Sin embargo, para gestionar correctamente el conocimiento y la interacción con los participantes del proyecto, al momento de constituir un proyecto también es valioso aplicar técnicas de faciltiación como los son las tomentas de ideas, resolución de conflictos, y gestión de reuniones, con estas técnicas los equipos pueden soportarse para desarrollar esta actividad.

Adicional a lo anterior, como resultado del proceso de constitución, se obtiene un documento que permite identificar la justificación del proyecto, los objetivos medibles del proyecto, los criterios de éxito, requisitos de alto nivel, los supuestos y restricciones, los riesgos, el cronograma de hitos, presupuesto, interesados, y  para destacar en este punto, también se define el gerente del proyecto con el detalle de su responsabilidad y nivel de autoridad.

El acta de constitución, es una carta de navegación del proyecto por la orientación que nos puede proporcionar un soporte al momento de que se prentendan incluir cambios en el alcance del proyecto, ya que se puede acudir al acta de constitución aprobada por la dirección de la compañía para mostrar que dicho requerimiento no hace parte del objetivo central.

Imagen 1: Project Charter

Fuente: Tomado de Google Images.

A continuación video con el resumentes de los aspectos a tener en cuenta en el acta de constitución:

La importancia en el éxito de proyectos que tiene la recopilación de requisitos

La motivación para desarrollar este artículo surge a partir de la información otorgada por el PMI, en donde en el año 2014 se indicaba que el 47% de los proyectos que fracasan es debido a  una pobre gestión de requerimientos (PMI, 2014)y según otro estudio realizado por Namcook Analytics (Jones, 2012). Dentro de lo que podemos encerrar los fenomenos conocidos como el Scope Creep, con lo cual hace referencia el crecimiento descontrolado del alcance del proyectos. La gestión del alcance del proyecto se relaciona con los procesos que permiten que en el proyecto se incluya el trabajo requerido, y controla que no se adicionen deseables que no son estrictamente necesarios. Dentro de la gestión del alcance los factores de éxito se encuentra precisamente la definición clara del alcance con sus debidas aprobaciones. La gestión del alcance del proyecto incluye la planificación del mismo.

El PMI recomienda establecer un proceso para recopilar los requisitos del proyecto, en donde se documenta, determina, y gestiona las necesidades que se deben cumplir para lograr el objetivo del proyecto. Para ello es indispensable incluir a todos los involucrados del proyecto, definir los requisitos independientes a la solución porque sino se puede caer en el error de definir los requisitos en términos de la solución. En relación a ello Armas, M (2008) (Armas, 2008), relaciona la leyenda urbana sobre el proyecto de la nasa para desarrollar lapiceros que pudieren funcionar con gravedad cero, mientras que los rusos solucionaron el problema con lapices. Este ejemplo ilustrativo, nos da a entender que los requisitos deben definirse desde la necesidad inicial, sin mezclarlo con la solución. La definición de los requisitos se deben hacer en forma cuantitativa para poderlo verificar, en este caso, dentro de los proyectos tecnológicos, por ejemplo no se deben dejar requisitos definidos de manera ambigüa por quienes la desarrollan, por ejemplo al indicar que se requiere que el sistema sea rápido, o fácil de usar no se está dando claridad de los parámetros que se van a evaluar; las definiciones deberían ser precisas indicando, en este sentido por ejemplo que el sistema tome 5 segundos al ejeuctar una acción, o que en una sola pantalla se incluya todas las funcionalidades.

En la recopilación de requisitos se recomienda la recopilación a alto nivel, y luego irlas detallando de manera gradual, esto teniendo en cuenta que la recopilación puede ser proceso iterativo que retroalimenta cada vez que se definen nuevos requisitos.

Para superar todos estos obstáculos en la recopilación de requisitos, el PMI propone varias herramientas o técnicas las cuales las podemos agrupar en dos tipos:

a)       Técnicas de creatividad en grupo

a.       Tormenta de ideas

b.       Nominación de las ideas

c.       Mapas mentales

d.       Diagrama de afinidad

e.       Análisis de decisión multicriterio

b)      Técnicas de toma de decisiones

a.       Unanimidad

b.       Maroría

c.       Pluraridad

d.       Dictatorial

c)       Cuestionarios y encuestas

d)      Prototipos

e)      Benchmarking

f)        Diagramas de contexto

En la realidad de las organizaciones en donde se desarrollan proyectos, las anteriores herramientas funcionan siempre y cuando se maneje una adecuada comunicación entre los miembros del proyecto.

Estimar los recursos de las actividades

Este proceso es muy importante porque se estima el tipo y la cantidad de recursos, en lo que se incluye materiales, humanos, equipos o suministros, necesarios para realizar cada actividad del proyecto relacionado en el cronograma:

Por lo cual es importante responder a preguntas como:

·         ¿Qué se necesitará? (personas, equipos, material)

·         ¿Qué cantidad?

·         ¿Cuándo?

Teniendo en cuanta que para disponer de los recursos necesarios, es necesario invertir, la estimación de recursos va ligado con la estimación de costos.

Para el elaborar una adecuada estimación de los recursos, se deben tener en cuenta varias entradas, pero es importante resaltar tres entradas que resultan iterativas y que deben estar revisándose para conseguir la estimación más adecuada. Dentro de estos aspectos iterativos se resalta el calendario de recursos, registro de riesgos y estimación de los costos de las actividades, actividades que se desarrollan en posteriores procesos.

Del proceso de estimación se obtiene el detalle de los recursos que se requieran para cada actividad, y la estructura de desglose de recursos, en la cual se identifica que recursos se asignan a ciertas partes del proyecto. En algunos casos se debe actualizar la documentación del proyecto.

En los requisitos de los recursos de las actividades, se define los tipos y la cantidad de recursos, teniendo en cuenta que si son personas en esta fase se definen los perfiles, y la base empleada para estimación basa en las hipótesis o información utilizada para realizar la estimación.

En la estructura de desglose de recursos (RBS), en donde se asigna recursos a las actividades o alcanzables del proyecto identificadas en la estructura de división del trabajo.

Los recursos a utilizar pueden ser de tres clases, del tipo de mano de obra, por ello es importante tener en cuenta la especialidad o tipo de conocimiento que deben tener las personas, las restricciones de cantidad, disponibilidad, posibles vacaciones, calendario. El segundo tipo de recursos son los equipos, por lo cual se debe definir las características funcionales y las restricciones de cantidad o disponibilidad. El tercer tipo de recurso, son los materiales. En la estimación de recursos, se debe tener en cuenta la condición por esfuerzo, la cuál está relacionada con la cantidad de recursos involucrados y el tiempo requerido de cada recurso.

Fuente: Tomado de curso del Tecnológico de Monterrey

Dentro de las técnicas más destacas para estimar los recursos, es la evaluación de las alternativas de acuerdo a análisis financiero, para ello se debe evaluar si se utilizan los recursos internos de la porganización, por lo que resulta importante acordar con director de área o responsable de las personas para determinar el grado de participación (parcial o exclusiva), y los mecanismos de comunicación (Garriga, 2014). En éste análisis también se puede determinar como estrategia la adquisicón de recursos externos, los cuales pueden ser empresas o personal autónomo o subcontratado. También,la estrategía que se puede llevar a cabo es la de capacitar o formar a los recursos humanos internos

Otra herramienta son los datos publicados de estimaciones, donde se acude a la información obtenida en relación a duraciones en otros proyectos. La estimación ascendente es la estimación por cada nivel de la EDT, en donde se estima los niveles más detallados y por consolidación de la información se obtienen los recursos totales.

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Referencias

Armas, M. (7 de Agosto de 2008). Tips para recopilar los requisitos de tu proyecto [Archivo de video]. Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=b1Y8LBWDEVs

Garriga, A. (2014). Planificación de los recursos en los proyectos. Obtenido de Recursos en project managment Sitio Web: http://www.recursosenprojectmanagement.com/planificacion-de-los-recursos/

Jones, C. (2012). Software Defects Origins And Removal Methods. Obtenido de Ifpug.Org: http://www.ifpug.org/Documents/Jones-SoftwareDefectOriginsAndRemovalMethodsDraft5.pdf

PMI. (2014). Requirements Managment. Obtenido de Pmi.Org: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/requirements-management.pdf

PMI,  Project  Management  Institute.  (2013). Guía  de  los  fundamentos  para  la   dirección                  de           proyectos (Guía   del   PMBOK) (Quinta   ed.). Newtown   Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc. Disponible en https://goo.gl/sJEgCb

Stoner, D. (2016). Successful It Projects Begins With A Project Charter. Obtenido de Delcor.com: https://www.delcor.com/resources/blog/successful-it-projects-begin-with-a-project-charter